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Elektronische Kommunikation mit der Stadt Gütersloh

Die Stadt Gütersloh bietet Ihnen die Möglichkeit der elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes des Landes Nordrhein-Westfalen. Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat.

Dabei unterscheidet man zwischen formfreien und formgebundenen Vorgängen, für die das Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt (bspw. Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift).

Die Stadt Gütersloh hat den Zugang für die elektronische Kommunikation unter folgenden Rahmenbedingungen eröffnet:

Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation mittels De-Mail

Die Übermittlung von De-Mails an die Stadt Gütersloh unter poststelle@guetersloh.de-mail.de ist für formfreie und formgebundene Vorgänge möglich.

Für einige Verwaltungsvorgänge ist die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift gesetzlich erforderlich. Dieses Schriftformerfordernis wird nicht durch jede De-Mail-Nachricht ersetzt sondern ausschließlich durch die De-Mail-Nachricht nach § 5 Abs. 5 De-Mail-Gesetz („absenderbestätigte“ Versandoption).

Sollten Sie Ihr De-Mail-Postfach wieder schließen, bitten wir um eine entsprechende Mitteilung, damit wir nicht weiter per De-Mail mit Ihnen kommunizieren.

Einschränkungen zu Dateianhängen werden unten beschrieben und gelten auch für De-Mail.

Kommunikation im Bürgerportal

Sie können im Bürgerportal der Stadt Gütersloh https://buergerportal.guetersloh.de/ zu allen formfreien Vorgängen Anträge und Anfragen stellen. Im Bürgerportal ist eine sichere und vertrauliche elektronische Kommunikation gegeben.

Einschränkungen zu Dateianhängen werden unten beschrieben und gelten auch für das Bürgerportal.

Kommunikation mittels einfacher E-Mail:

Für die formfreie elektronische Kommunikation steht Ihnen die zentrale E-Mail-Adresse kontakt@guetersloh.de zur Verfügung. Darüber hinaus finden Sie auf unseren Internetseiten weitere E-Mail-Adressen von Dienststellen und Bediensteten, an die Sie ebenfalls E-Mails senden können. Allerdings können Sie über diese E-Mail-Adressen keine verbindlichen Anträge und sonstigen Erklärungen an uns richten. Lediglich für formfreie Vorgänge und Anfragen können Sie gerne die veröffentlichten E-Mail-Adressen nutzen.

Einschränkungen zu Dateianhängen werden unten beschrieben und gelten auch für die einfache E-Mail.

Zugelassene Dateianhänge für De-Mail, Bürgerportal und E-Mail

Möchten Sie E-Mails und De-Mails mit Dateianhängen an die Stadt Gütersloh versenden oder im Bürgerportal hochladen, dann beachten Sie bitte, dass die Stadtverwaltung Gütersloh nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende Dateiformate können verarbeitet werden:

  • Portable Document Format (.pdf),
  • Rich Text Format (.rtf),
  • Microsoft Word (.docx),
  • Microsoft Excel (.xlsx),
  • Microsoft Powerpoint (.pptx),
  • Libre/OpenOffice.org Write (.odt)
  • Libre/OpenOffice.org Calc (.ods)
  • Bilddateien (.png/.gif/.jpg/.tif/.bmp).
  • nur Text (ASCII/UTF-8) (.txt),

Für alle Formate gilt, dass interaktive Inhalte, wie zum Beispiel Makros oder Flash, sowie ausführbare Dateien aus Sicherheitsgründen nicht verarbeitet werden. Daher werden E-Mails und Dateien mit solchen Inhalten ggf. abgewiesen.

Diese Liste wird laufend aktualisiert. Sie definiert verwaltungsweite Mindeststandards. Weitere Dateiformate sind nur mit vorheriger ausdrücklicher Zustimmung der einzelnen Empfangsstelle zulässig.

Die Gesamtgröße der E-Mail (inklusive Anhänge) darf 20 MB nicht überschreiten. Die zugelassenen Formate können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Gütersloh nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.

Kommunikation im Rahmen der Europäischen Dienstleistungsrichtlinie (EU-DLR)

Die Europäische Dienstleistungsrichtlinie (Richtlinie 2006/123/EG – EU-DLR) sieht vor, dass Dienstleistungserbringende alle für die Aufnahme und die Ausübung ihrer Dienstleistungen nötigen Verfahren auch auf elektronischem Wege abwickeln können.

Zur technischen Umsetzung der rechtsverbindlichen und sicheren Kommunikation im Rahmen der EU-DLR haben wir eine virtuelle Poststelle (VPS) mit der zentralen E-Mail-Adresse
eu-dlr.stadtguetersloh@gt-net.de eingerichtet.

Die E-Mail einschließlich Anhängen muss elektronisch signiert sein. Dadurch entwickelt die elektronische Form die gleiche Rechtswirkung wie eine unterschriebene Papierform.

Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) können von uns derzeit auf Echtheit und Gültigkeit geprüft werden:

  • D-Trust

  • DATEV eG

  • S-Trust

  • TeleSec

Bitte haben Sie Verständnis, dass Signaturen anderer Anbieter zurzeit nicht zugelassen werden können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, ist die Rechtsverbindlichkeit nicht gegeben.

Zur Sicherung der Vertraulichkeit können Sie die Mitteilungen verschlüsseln. Dadurch wird verhindert, dass E-Mails von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt verändert werden. Das Verschlüsselungsverfahren „Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME)“ wird von uns unterstützt. Unser öffentlicher Schlüssel steht unter folgendem Link  zur Verfügung:

Öffentlicher Schlüssel als .cer-Datei

Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist begrenzt. Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützt werden.

Zurzeit wird nur das Dateiformat PDF unterstützt.

Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre E-Mail nicht bearbeitet werden. Sollte eine Bearbeitung Ihrer E-Mail nicht möglich sein, dann werden wir Sie schnellstmöglich darüber informieren.

Allgemeine Hinweise für alle oben angeführten elektronischen Kommunikationswege

Sie eröffnen durch die Wahl eines elektronischen Kommunikationsweges in der jeweiligen Angelegenheit den Zugang für die Stadt Gütersloh. Wir werden daher in der Regel denselben Kommunikationsweg zur Übermittlung unserer Antwort an Sie nutzen. Diese Regelung sieht
§ 4 des E-Govnernemt-Gesetzes Nordrhein Westfalen vor.

Amtssprache ist Deutsch. Dies regelt § 23 Verwaltungsverfahrensgesetz Nordrhein-Westfalen.

Die vorgenannten Regeln gelten nur für die elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung Gütersloh. Sie gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie etwa anderen Behörden und Institutionen.

Offizielles Onlineportal der Stadt Gütersloh | Datum: Mo, 26. Februar 2018