Corona-Datenbank in neuer Software-Umgebung

Anfang der kommenden Woche geht der Kreis Gütersloh mit der Software Sormas an den Start. Das Management- und Analysetool zur Kontaktpersonennachverfolgung löst die bisherige, hausinterne Access-Datenbank ab. Damit der Übergang reibungslos klappt, laufen die Vorbereitungen seit Wochen auf Hochtouren. In der Nacht von Freitag auf Samstag wird die Access-Datenbank zur Nachverfolgung der Coronainfektionen stillgelegt und alle Daten in die neue Software übertragen. Bis der Export abgeschlossen und das Programm bereit für den Echtstart ist, können keine aktuellen Fallzahlen digital aufbereitet werden. Entsprechend wird es am Sonntag und Montag keine Veröffentlichung der Coronazahlen geben. Das bedeutet auch, dass das Dashboard auf der Coronasonderseite des Kreises an diesen Tagen nicht aktualisiert werden kann. Auch die täglich um Mitternacht automatisch generierten Fallzahlentabellen können in der Übergangszeit nicht zur Verfügung gestellt werden.

Fast genau ein Jahr ist sie alt: Die Corona-Datenbank zur Erfassung der Fallzahlen und Ermittlung von Kontaktpersonen. Das Geodatenservice-Team des Kreises hatte das Tool aus dem Stegreif aufgebaut und seitdem kontinuierlich weiterentwickelt und der Lage angepasst. Mittlerweile umfasst die Access-Datenbank eine Vielzahl an Eingabefeldern, die den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Gesundheitsamtes bei der Fallermittlung helfen. Doch mit fast 14.000 Infizierten plus deren Kontaktpersonen stößt sie an ihre Kapazitätsgrenzen. Hier kommt Sormas ins Spiel: Die Software des Helmholtz-Zentrums für Infektionsforschung (HZI) erfüllt die technischen Voraussetzungen, um eine große Datenmenge auch bei gleichzeitigen Zugriffen durch die User schnell zu verarbeiten. „Durch die Umstellung versprechen wir uns mittelfristig eine Erleichterung der Kontaktpersonennachverfolgung“, erläutert Guido Klinker, Verwaltungsleiter der Abteilung Gesundheit. Mehr als 200 Mitarbeitende wurden hausintern in Sormas geschult. „Durch digitale Workflows können sich die verschiedenen Teams im Coronamanagement in der Bearbeitung eines Falles direkt über das Programm vernetzen und Aufgaben zuweisen“, erklärt Projektkoordinatorin Christina Vogel vom Gesundheitsamt. Die Projektleitung zur Einführung von Sormas liegt bei der Abteilung IT und Zentrale Dienste des Kreises unter der Leitung von Dr. Monika Walter.

Sormas, das ursprünglich zur Erfassung von Ebola-Infektionen programmiert wurde, befindet sich als Software zum Coronamanagement noch in der Weiterentwicklung. Aktuell wird es zwar vom Bund als standardisiertes Tool empfohlen, doch fehlen noch auf die aktuelle Situation angepasste Eingabefelder. So soll beispielsweise im nächsten Software-Update die Möglichkeit der Variantenunterscheidung hinzugefügt werden – eine Differenzierung, die in der hausinternen Access-Datenbank bereits eingepflegt war. Eine Eins-zu-Eins-Übertragung der alten Datenbank in die neue ist daher nicht automatisch möglich, hier muss noch viel von Hand nachgetragen werden. Auch die Schnittstellen zu DEMIS und ISGA, den Meldesystemen des Robert Koch-Instituts und des Landeszentrum Gesundheit, sind derzeit noch nicht installiert. „Wir haben uns im Vorfeld ausführlich mit den Prozessen in Sormas beschäftigt und individuelle Schulungsunterlagen erstellt, um auch während der Umstellungsphase unseren Qualitätsanspruch beizubehalten “, betont Klinker. Projektkoordinatorin Vogel ergänzt: „Insbesondere die kommunenscharfen Fallzahlen und Inzidenzwerte wollen wir weiterhin zur Verfügung stellen. Diese Auswertung erfolgt nun allerdings nicht mehr automatisch aus dem System heraus, sondern muss manuell nachgehalten werden.“

Die neuen Arbeitsprozesse erfordern auch bei den Mitarbeitenden eine gewisse Einarbeitungs- und Gewöhnungszeit. Während des Datenexports am Wochenende müssen sie zur Erfassung der Fallzahlen vorerst auf altbewährte Helfer wie Excel zurückgreifen. Am Montag können sie die Daten in Sormas nachtragen und die Software in Betrieb nehmen, sodass dann am Dienstag wieder aktuelle Fallzahlen veröffentlicht werden könnten.