Die Digitale Akte erleichtert der Ausländerstelle im Gütersloher Rathaus die Arbeit

Anfang des Jahres, nach dem Angriff Russlands auf die Ukraine, erreichten die Ausländerstelle der Stadt Gütersloh täglich bis zu 80 Personen, die in der Dalkestadt Unterkunft finden wollten. Kurz zuvor wurde ebendort die Digitale Akte eingeführt. Zum Glück, sagt Nicole Pollklas. „Ich weiß nicht, wie wir das sonst geschafft hätten“, blickt die Leiterin der Ausländerstelle jetzt zurück.

Mussten die 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Akten vorher noch von Hand anlegen, Dokumente drucken, einzeln abheften und Informationen in den Unterlagen nachblättern, genügen jetzt wenige Klicks am Computer. Das macht bei 4.500 Aufenthaltstiteln, die im Jahr 2022 zu erwarten sind, eine Menge aus. Die Unterlagen sind zentral im Dokumentenmanagementsystem abgespeichert und für jeden zuständigen Mitarbeiter schnell, zeit- und ortsunabhängig verfügbar. Das gilt übrigens auch für alle 15.000 Bestandsakten, die innerhalb von mehreren Monaten bereits gescannt und digitalisiert wurden. Eine Ausnahme sind die Einbürgerungsakten, die per Gesetz noch analog zu führen sind.

„Den größten Vorteil sehe ich in der besseren Zusammenarbeit“, zieht Nicole Pollklas nach den ersten Monaten ein positives Fazit zur Digitalen Akte. Das gilt im Team der Ausländerstelle, aber auch über Behördengrenzen hinaus: Wo früher gedruckte Dokumente auf dem Postweg zu versenden waren, werden sie heute datenschutzkonform in eine Cloud geladen, sodass die andere Behörde sofort darauf zugreifen kann.

Die Ausländerstelle ist in der Stadtverwaltung die erste Organisationseinheit, die vollumfänglich mit der Digitalen Akte arbeitet. Weitere Fachbereiche sind noch in der Umsetzung oder haben bereits einen Teil ihrer Akten digitalisiert und ziehen bald nach. „Damit sind wir im Vergleich zu umliegenden Städten und Gemeinden sehr gut aufgestellt“, wissen Markus Kannapinn und Anna-Lena Hoffmann, die im Gütersloher Rathaus für die Verwaltungsdigitalisierung zuständig sind.

Die Stadt Gütersloh macht damit einen großen Schritt auf dem Weg zum Virtuellen Rathaus, das in der Digitalen Agenda als Ziel formuliert wurde. „Durch die digitale Aktenführung und die Möglichkeit, ganze Prozesse elektronisch durchzuführen, ist weder die Stadtgesellschaft noch die Arbeitskraft der Verwaltung an Zeit und Ort gebunden“, erläutert Carsten Schlepphorst, Beigeordneter für Digitalisierung, IT, Personal, Organisation und Feuerwehr bei der Stadt Gütersloh. Das ermöglicht den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das mobile Arbeiten – innerhalb des Rathauses, Stichwort Besucherzentrum, aber auch von zuhause aus und perspektivisch überall dort, wo die Stadtgesellschaft sie braucht.