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Mehr Bürgerfreundlichkeit, weniger Bürokratie: Die digitale Bauakte kommt

17.03.2023

Ab dem 1. April ist der Service online - Digitalisierung schreitet bei der Stadt weiter voran.

Im Keller des Rathauses werden sich bald weniger analoge Papierakten stapeln. Freuen sich über den Meilenstein „digitale Bauakte“: (v.l.) Jürgen Brüggemeier (Leiter des Fachbereichs Bauordnung) und Nina Herrling (Dezernentin für den Fachbereich Bauen, Mobilität und Umwelt).
Im Keller des Rathauses werden sich bald weniger analoge Papierakten stapeln. Freuen sich über den Meilenstein „digitale Bauakte“: (v.l.) Jürgen Brüggemeier (Leiter des Fachbereichs Bauordnung) und Nina Herrling (Dezernentin für den Fachbereich Bauen, Mobilität und Umwelt).

Ein Baugenehmigungsverfahren ist komplex. Viele Beteiligte müssen unterschiedliche Unterlagen und Informationen zusammentragen. Je nach Aufwand können aus nur einer Akte gleich mehrere Akten oder auch ganze Papierberge entstehen. Das ist bei der Stadt Gütersloh in Kürze Geschichte. Die digitale Bauakte kommt.

Genau ein Jahr nachdem der Prozess zum digitalen Baugenehmigungsverfahren angestoßen wurde, geht es jetzt an den Start. Das Digitalisierungsteam im Fachbereich Bauordnung hat mit viel Engagement und Aufwand die Voraussetzungen für den Einsatz geschaffen. Ab dem 1. April können Architekten, Bauherren und Behörden den neuen Service des Fachbereichs Bauordnung der Stadt Gütersloh nutzen. Von der Antragstellung über die Prüfung bis hin zu Informationen über den Status des Antrags oder den aktuellen Stand einer Stellungnahme - alle diese Schritte laufen demnächst digital ab. „Das Ziel der Stadt für die Zukunft lautet: volldigitale Annahme und Bearbeitung aller baurechtlichen Verfahren inklusive digitaler Genehmigung“, gibt Nina Herrling, Güterslohs Dezernentin für Bauen, Mobilität und Umwelt vor. Hintergrund der digitalen Bauakte oder auch des virtuellen Bauamts ist eine gesetzliche Vorgabe, die die Bauaufsichtsbehörden verpflichtet, Bauanträge digital annehmen zu können.

Die Vorteile der Digitalisierung der Bauakte liegen aber auf der Hand. Zum einen ist die digitale Bauakte papierlos, also wirtschaftlicher, und der Vorgang wird insgesamt vereinfacht, weil der Postweg entfällt – Bürokratie wird also abgebaut. Zum anderen haben die Verfahrensbeteiligten alles auf einen Blick immer greifbar, weil sämtliche Unterlagen in einem digitalen Projektraum dokumentiert sind. Der digitale Raum, in dem der Bauantrag behandelt wird, ist geschützt und ausschließlich für die Beteiligten einsehbar. „Das bedeutet, dass parallel mehrere Behörden beteiligt sein können. Falls Unterlagen oder Stellungnahmen fehlen, können diese direkt online hochgeladen werden“, erklärt Jürgen Brüggemeier, Leiter des Fachbereichs Bauordnung bei der Stadt Gütersloh. „Zudem kann sich jeder über den aktuellen Bearbeitungsstand der Akte informieren.“ Der Vorgang wird insgesamt bürgerfreundlicher.

Natürlich können Bauanträge ab dem 1. April auch weiterhin analog eingereicht werden. Das Team in der städtischen Bauaufsicht digitalisiert die Unterlagen und bearbeitet sie dann auch im weiteren Verfahrensverlauf digital. „Auf Dauer ist die digitale Akte für uns eine große Erleichterung und wir hoffen, dass auch die Nutzer den Komfort schnell erkennen“, so Jürgen Brüggemeier. Sobald eine entsprechende Erklärung des „analogen“ Antragstellers vorliegt, wird am Ende dann auch die Baugenehmigung digital ausgestellt werden. Alles zwischen Bauantrag und Baugenehmigung - von Bauvorlagen über Skizzen bis hin zu Expertisen - ist in Zukunft für alle im Verfahren Beteiligten mit nur wenigen Klicks einsehbar.

Dabei bedient sich die Stadt Gütersloh für die Antragstellung, wie auch viele andere Kommunen in NRW, an dem dazu neu eingerichteten Internetportal des Landes NRW. Damit wird den Nutzern des digitalen Bauamts über das Bauportal.NRW absolute gesetzliche Sicherheit gewährleistet. Hilfe bietet bei den ersten Schritten ein Antragsassistent, der durch das Programm führt.

Im Weiteren setzt das Bauamt der Stadt Gütersloh in der dann folgenden Bearbeitung der Baugenehmigungsverfahren auf jenes digitale Bearbeitungsverfahren, das sich bereits seit Jahren beim Bauamt des Kreises Gütersloh im Einsatz befindet. Somit wird ein weitgehend einheitlicher Anwendungsstandard im Kreis Gütersloh erreicht.

Bei der erstmaligen Nutzung des virtuellen Bauamts müssen sich die Nutzer auf der Plattform registrieren. Alle am Baugenehmigungsprozess beteiligten Stellen (Bauherr, Architekt, Bauamt, interne und externe beteiligte Ämter) können dann entsprechend ihrer voreingestellten Rechte auf die virtuelle Akte zugreifen und Dokumente einstellen oder einsehen und werden per E-Mail über Neues in ihrem Projektraum informiert. „Mit dem Portal können sich jetzt alle Behörden, die sich zu den unterschiedlichen Themen rund um ein Bauprojekt äußern müssen, gleichzeitig in einem Projektraum beteiligen und im besten Fall die Genehmigungszeit verkürzen“, so die Hoffnung des Leiters des Fachbereichs Bauordnung Jürgen Brüggemeier. In ersten Probephasen haben die Mitarbeitenden im Fachbereich Bauordnung bereits gute Erfahrungen gesammelt. „Die erste Test-Baugenehmigung haben wir digital schon erteilt und ab dem 1. April folgen hoffentlich viele weitere von den Bürgerinnen und Bürgern“, wünschen sich Jürgen Brüggemeier und sein Team der Bauaufsicht.


Alle weiteren Informationen zum digitalen Baugenehmigungsverfahren gibt es auf der Themenseite.