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Besucherzentrum - Ihr Weg ins Rathaus Gütersloh

Mit der Einrichtung des Besucherzentrums wurde den Bürgerinnen und Bürgern, aber auch den Beschäftigten der Stadtverwaltung Gütersloh die Möglichkeit geschaffen, erforderliche Gespräche nach Terminvereinbarung in geeigneten Räumen im Erdgeschoss des Rathauses I und II sicher und komfortabel zu führen. Ergänzt wird dieser Service durch einen permanenten Ausbau der Online-Dienstleistungen, so sind viele Dienstleistungen des Rathauses 24/7 ortsunabhängig möglich.

Sitzmöglichkeiten im Besucherzentrum.

Ziele und Vorteile

aus der Zusammenfassung des Besuchs im Rathaus über ein zentrales Besucherzentrum ergeben sich für Bürgerinnen und Bürger, aber auch für die Mitarbeitenden in der Verwaltung zahlreiche Vorteile.

Reduzierung der Wartezeiten

„Es sind noch vier Personen vor Ihnen- Kommen Sie bitte in einer Stunde wieder“ ist sowohl für die Bürgerinnen und Bürger, als auch für die Mitarbeitenden unangenehm. Mit der Terminvergabe können Wartezeiten für alle Beteiligten erheblich reduziert werden.

Planbarkeit der Termine

Mit der Verlagerung von Gesprächsterminen auf das Besucherzentrum ergeben sich für Bürgerinnen und Bürger, als auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zahlreiche organisatorische Vorteile. Durch die Planung lassen sich private und berufliche Termine und die Arbeitsorganisation im Team besser miteinander vereinbaren.

Verbesserung der Servicequalität

Alle neu eingerichteten Arbeitsplätze im Erdgeschoss sind mit der Grundausstattung eines Büroarbeitsplatzes eingerichtet. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können so alle erforderlichen Dienstleistungen erbringen. Auch lassen sich Wiederholungstermine für einen Vorgang verhindern, denn durch die Vorbereitung sind die benötigten Unterlagen bekannt.

Sicherheit für alle Beteiligten

Im Besucherzentrum kommt ein umfassendes Sicherheitskonzept der Verwaltung zum Tragen.
Die Besucherinnen und Besucher werden einheitlich im Besucherzentrum im Erdgeschoss empfangen. Alle Räume sind dort ebenerdig erreichbar. Weil alle Besucherräume auf einer Etage zentriert sind, wird für Externe eine schnelle Orientierung möglich. Auch ist durch die Lenkung der Besucherströme eine Steigerung des Sicherheitsgefühls sowohl für Beschäftigte, als auch für Bürgerinnen und Bürger erkennbar.

Der Sicherheitsdienst empfängt die Besucherinnen und Besucher und weist ihnen den Weg zum Warteplatz für ihr Gespräch. Gleichzeitig wird der zuständige Mitarbeiter kontaktlos über das Termintool darüber informiert.

Alle Personen, die das Rathaus betreten, sind verpflichtet, im gesamten Erdgeschoss Mund-Nasen-Schutz zu tragen.

Die Besprechungsräume im Besucherzentrum verfügen über einen fest installierten Spuckschutz, sodass die Beschäftigten bei der eigentlichen Arbeit am Schreibtisch keine Maske benutzen müssen.

Rathaus der Zukunft

Mithilfe digitaler Werkzeuge will die Stadtverwaltung Gütersloh für ihre Bürgerinnen und Bürger noch besser und schneller erreichbar sein – unabhängig von Zeit und Raum. Mit mehr direkten und individuellen Services und neuen Angeboten des Dialogs zwischen Stadtgesellschaft und Verwaltung wird das Leben in Gütersloh leichter.

Wie der gute Service für die Bürgerinnen und Bürger aussehen soll und welche Möglichkeiten sich für die Mitarbeitenden bei der Stadt Gütersloh ergeben erfahren Sie auf den Seiten www.digitaler-aufbruch-guetersloh.de

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